勒夫在升職為高階專案經理後，遇到了一個意想不到的挑戰。他繼續向職能主管、產品開發主管吉娜彙報工作，同時還要向另一位專案負責人納文匯報工作。納文負責一個重要的新軟體開發專案。這種雙重彙報的結構本意是為了加快交付進度，但勒夫很快發現，他的兩位上司之間幾乎沒有交流。他經常需要在兩人之間傳遞資訊，努力協調互相沖突的優先事項，並在不同的要求中尋找平衡。
像勒夫這樣的情況不僅令人沮喪，而且還越來越常見。蓋洛普的資料顯示，超過72%的美國員工在矩陣型組織中工作，這種組織結構要求他們對兩位及以上的上司彙報。跨職能和專案制工作的興起，意味著員工除了正式的上司之外，還可能要向專案負責人、地區主管或客戶合作伙伴彙報。
讓一個老闆滿意已經很不容易了。如果再加上第二個老闆，突然間，你就會被許多意想不到的協調工作影響。毫無疑問，同時向多位上司彙報並不容易。但是，適應不同的溝通風格、協商工作量、達成共識……正確處理這些挑戰，將成為你現在和未來職業生涯中的競爭優勢。
那麼，當你夾在兩位互不交流的老闆之間時該怎麼辦？答案並不是把每封郵件都抄送給他們，也不是攤手說：“你倆自己解決吧！”以下方法可以幫助你爭取老闆們的支援、明確工作方向，同時保持工作要求的一致性。
發現老闆們不溝通的訊號
當你的兩位老闆同時安排你參加兩個不同的會議時，他們顯然沒有提前溝透過。除此之外，還有一些更微妙的跡象表明他們之間沒有溝通。這種跡象難以察覺，卻往往會造成令人頭疼的問題。例如，你是否發現自己每次開會都要解釋（和重新解釋）專案的基本情況？或者是，你是否發現，自己的職能經理仍將某個專案稱為“X專案”，但其他專案合作者早就開始稱其為“Y專案”了？
除此之外，你還要留意關於時間表和資源的資訊。比如，一位老闆隨口說，下個季度你將與運營部的瑪麗安娜一起工作，但你的另一位老闆早就知道，瑪麗安娜被調到了不同的部門。你可能還會注意到，每位領導對什麼成果最重要的定義截然不同。
這些微小的脫節就像預警訊號。越早發現它們，就越能避免讓小誤會演變成大問題。
提前預防衝突
與兩位老闆坦誠相待，承認工作中會發生分歧和溝通不足：這些不是“是否發生”的問題，而是“何時會發生”的問題。你可以用以下話術來向老闆們傳達觀點：
“我很高興能與你和戴維合作。我們能聊聊什麼方法能最有效地共享資訊嗎？”
“我瞭解到，當我們有意識地進行溝通時，矩陣結構的效果最好。既然我要同時向兩個團隊彙報工作，當出現互相沖突的優先事項時，我們應該用什麼方式來處理？”
“當我收到不同的指示時，你是希望我先跟你進行一對一的確認，還是建議我馬上進行三方會議？”
有些領導者可能會反駁你，說：“我們會想辦法解決的”或“這不是問題”。這時，你可以用一個具體的例子來表達想法：“下個月，我們要完成X和Y兩項任務。你想如何分配資源？”用例子來表明你正在思考如何安排時間，讓每個人都覺得合適。
提高決策過程的透明度
不要簡單地希望你的老闆們之間會自動同步資訊。建立一份優先事項文件，與兩位老闆共享，並註明哪位老闆決定了什麼事項，以及他/她是何時決定的。在與每位老闆進行一對一彙報時，你們可以一起檢視這份文件，讓老闆及時更正或補充內容。這樣，你就可以讓每位領導都瞭解情況，並解決任何衝突。
此外，當某位老闆向你下達了緊急任務時，你可以平靜地參照這份清單說：“看一下我當前的優先事項清單，我計劃明天向維基提交審計報告，週四向你提交供應商審查報告。為了給這項新的緊急任務騰出空間，我應該推遲其中的哪一項工作呢？”
成為橋樑
有時，你需要把所有人都召集到同一個會議室內（即使是線上會議室）。雖然你的老闆可能會牴觸“又要開會”，但你可以說，這是消除互相傳話，節省溝通時間的會議。每月或每季度進行一次這樣的溝通，就能在問題出現之前將其扼殺在搖籃裡。當出現緊迫的溝通任務時，你需要帶頭安排一次臨時會議。例如，“與其讓我當傳話筒，不如我們三人一起打個電話，把問題解決掉。我會在每個人的日程表上擠出30分鐘空當。”
在這些會議上，提出具體方案供上司們選擇：“如果我們推遲拓展捐助者的活動，就可以專注於申請現有的撥款。但如果現在優先進行拓展捐助者的活動，那我們就需要延長申請撥款的期限。以下是兩種選擇對我們籌款目標的影響……”
明確損失
你的老闆們可能意識不到，他們之間缺乏溝通對你或其他同事會造成多大的影響。你有責任強調這種影響——不是向他們抱怨，而是向他們證明，為什麼更好的溝通協調很重要。提出建設性的看法，以解決方案為重點，並儘可能將溝通障礙與他們關注的指標聯絡起來。
比如，溝通不夠會造成延遲釋出成果、重複勞動、錯失良機或團隊倦怠。“我們上週花了五個小時重做工作，因為我們對每個部門的要求都有不同的理解。如果我們能事先達成共識，就能節省大量時間和資源。”人類對避免損失有很強的動力，這也是為什麼表明潛在損失往往能促使上司們做出改變。
雖然，同時向上管理多個互相之間不溝通的老闆是個挑戰，但這也是你可以掌握的能力，而且這種能力將在你職業發展中持續發揮作用。
梅洛迪·懷爾丁（Melody Wilding）| 文
梅洛迪·懷爾丁是執業臨床社會工作者（LMSW），也是一位高管教練、人類行為學教授。她是《向上管理：如何從主管那裡獲得你需要的東西》（Managing Up: How to Get What You Need from the People in Charge）一書的作者。
DeepL、ChatGPT | 譯 張雨簫 | 編校
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