劉以棟：怎樣找回你每天的工作時間

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怎樣找回你每天的工作時間

作者：劉以棟

（所有發表於本公眾號的劉以棟的文章均經作者授權）

我們每個人每天都很忙，但是很多時候我們的工作效率並不高。我們每個人每天都有24 小時，那麼我們的時間哪裡去了？

雖然我們每天有24 小時，但是睡覺用掉 8 小時，吃飯和飯前飯後的準備工作用掉 4 小時，工作路上通勤用掉 1 至 3 小時，休閒用掉兩小時，剩下的工作時間也就是 8 小時，而工作的負擔又很重，所以大部分人都感覺時間不夠用。

我最近學習了一些時間管理的理念，覺得不錯，就編譯在這裡，供大家參考。

有效時間管理的關鍵是專案優先化排序

我們工作面臨的最大挑戰之一是同時需要處理多個專案。如果沒有明確的優先順序安排，很容易感到不知所措，失去對重要事項的關注。

確定你的目標。我們首先要了解我們的長期目標和短期目標。每個時間段有一個確定目標。

評估事情的緊急性和重要性。專注於既緊急又重要的任務，同時為那些重要但不緊急的事情安排時間。

區分任務型別。將任務分為最重要任務（Most Important Tasks, MITs) 和最不重要任務（Least Important Tasks, LITs)。

理解多巴胺機制。最重要任務（MITs）通常涉及慢多巴胺釋放，這意味著這些任務可能不會立即帶來愉悅感，但是完成以後會帶來持久的滿足感。而最不重要的任務可涉及快多巴胺釋放，能迅速帶來愉悅感，但是對長久目標的實現幫助不大。

設定截止任期。為每個任務和專案設定截止日期可以帶來時間緊迫感。

審查和調整。根據情況定期調整事情的優先等級。

打破同時做多件事的神話，專注於一次做一件事

很多人認為同時做多項事情是一個必要的技能，然而研究表明，多工處理（Multitasks) 實際上會降低工作效率並增加錯誤。

我看到一個試驗，數 1， 2， 3， 4， 5， 6， 7， …… 看我們一分鐘可以數到幾？

數字母，從 a, b, c, d, e, f, g, ……看我們一分鐘可以數幾遍26 字母？

現在，我們數， 1, a, 2, b, 3, c, 4, d, 5, e ， ……看我們兩分鐘可以數多遠？這說明我們大腦不適合來回轉換專案。

一次專注一件事可以有如下效果：

1.減少認知負荷。當我們在任務之間切換是，大腦必需每次重新定位，這會增加認知負荷並降低效率。專注可以提高工作效率。

2.提高質量。專注單一任務可以全神貫注，提高工作質量並減少錯誤。

3.減輕壓力。多工處理會造成壓力，會有緊迫感和未完成任務感。專注可以提高整體幸福感。

4.更好的時間管理。專注可以有效管理時間。

5.專案切換浪費時間。

泊金森定律和時間盒

泊金森定律（Parkinson's Law)：工作會用掉所有可用的時間（Work expands so as to fill the amount of time available for its completion).

設定緊湊的截止日期。避免過度計劃。限制會議時間。批次處理相似任務。

時間盒技術（timeboxing）是一種將時間劃分為固定時間段（時間盒）的方法。每個時間段專注於特定任務。研究表明，時間段技術是最有效的提高生產力技術之一。

設定具體時間段，專注做一件事。每完成一個時間段以後，確保短暫休息，這樣有助於恢復精力，並防止疲勞。

減少通知：增強專注力和生產力

我們現在的生活，被太多科技裝置所打擾。

首先，我們被我們的手機資訊打擾。我們手機上有電話，有簡訊，有郵件，有微信， ……

其次，我們被我們的電腦資訊打擾。我們的電腦上有電話，郵件，和及時資訊等

有研究表明，哪怕我們僅僅被打擾兩秒鐘，我們重新回來做工作的時候就會增加錯誤。

減少被通知（Notifications）是有效提高工作效率的方法。這裡介紹這個相關方法。

第一，關閉手機上的通知。我現在的手機，如果給我打電話的人不在我的通訊錄上面，那麼我的手機根本不會有反應。如果在我的通訊錄上，我的手機也是靜音的。

講一句題外話，不認識的電話不要接，重要的電話對方會留言。接電話就驗證了你的電話號碼是工作的。不認識的簡訊不要回，太多的騙子。

第二，關閉電腦上的通知。這樣新郵件，新的簡訊都不會通知我。過一段時間，我會去看一下我的郵箱，看有什麼新的資訊。這樣我從被動變成主動。是我去查郵件，不是郵件通知我它來了。

第三，設計關鍵人通道（VIP Channels）。電腦和手機上，可以設定特殊通道，讓關鍵人隨時可以找到你，譬如打電話。這些人包括我們的家人，孩子學校的老師等。

網上有介紹怎樣做這些設定。

已知的時間管理經驗和理念

資訊通知（Notifications）降低工作效率和認知表現，同時增加失誤。

通知會分散和攪亂注意力。即使忽略通知，在被打斷後重新集中注意力也需要時間，這會導致效率下降和健忘。通知會導致認知能力下降和任務延遲。即使兩秒鐘的中斷也會使得錯誤翻倍。

麻省理工對處理電子郵件的研究

麻省理工把批次處理郵件的人（那些自己按計劃處理郵件的人， batchers）和即時處理郵件的人（那些看到郵件通知就去處理郵件的人, real time）做比較。批次處理郵件的人在處理郵件方面花的時間少，並且壓力小。

掌控你的一天。

寫下你最重要的任務，每天最多列出 1-3 項。每天專注於最重要的事情。

關注自己。

視訊通話期間，我們花大概 20% 的時間關注自己的形象。可以把自己的樣子藏起來來集中精力關注會議內容。

最後結論

我們都有做好工作的良好意願。人類行為科學的結論是，你會獲得更多你想要的東西。但是，如果我們沒有明確的任務管理系統，沒有設定的專案完成日期，沒有公開的進度跟蹤，那麼人們就會依賴出勤主義來證明自己是優秀的團隊成員。

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