協同辦公軟體的自研熱潮始於 2010 年前後。當時，中國一批企業開始用數字化重塑組織協作流程，但市場上可選的第三方產品沒那麼多，每個企業又有個性化需求，一部分有研發實力的網際網路和科技公司選擇自研協同辦公工具，百度有如流、華為有 WeLink，還有美團的大象、滴滴的 D-chat、京東的京 me 和快手的 Kim 等等；OPPO、vivo 等消費電子公司也選擇自研辦公產品。

2020 年疫情之後，這股協同辦公自研潮開始變化：

一批本身就有對外意圖的產品，如位元組飛書、百度如流和華為 WeLink 在疫情帶來的線上辦公趨勢中加速商業化，不過目前只剩飛書還擁有眾多外部客戶，獲得了商業化成果。一開始就主要服務外部客戶的阿里釘釘和騰訊企業微信也在疫情中快速增長。飛書、釘釘和企業微信現在是中國市場最主要的 3 個企業協作軟體。

華住、寧德時代和部分中型網際網路公司則開始從自研工具部分或完全遷移到第三方平臺。一些頭部網際網路公司也正考慮外採企業協作工具。

從自研到外採，核心驅動力之一是增長方式的轉變。2020 年以來，網際網路、地產、消費等各行業的大中型企業都面臨增長放緩，乃至盈利減少和大環境的不確定性。

據國家統計局，2023 年中國規模以上工業企業利潤比上一年下降 2.3%，2022 年，全年社會消費品零售增長率為負。

以軟體開發能力較強，最習慣自研內部工具的網際網路行業為例，美股網際網路中概股指數從 2021 年最高點下降了 82%，中國網際網路行業的利潤水平增長緩慢。

華住、攜程等公司所在的文旅行業在 2023 年後有較強反彈，但最困難的 2020-2022 年期間， 國內旅遊總消費不足 2019 年頂峰時的一半。

在經歷過更多個經濟週期的歐美市場，經濟增長放緩期往往是公司集體改善管理方式、提升內部效率的時期，低谷之後也常常能觀察到提供第三方企業服務產品公司的快速發展。如 2008 年的美國次貸危機後，為降低經營風險，美國企業開始把 CAPEX (Capital Expense，資本性支出) 變成 OPEX (Operating Expense，運營費用支出)，即買斷變為訂閱或者按照價值付費。

這種變化可能也正在中國市場上演。

降低綜合成本，是一些企業從自研協同辦公軟體轉向外採的主要原因之一。

某長影片平臺從 2013 年起開始開發 IM（即時通訊）+OA（辦公自動化）產品，同時外採了部分功能模組，如文件用了金山、郵箱系統用了微軟 Outlook、知識庫用了專注軟體開發的 Atlassian 旗下的 Confluence。

第一年，該公司雖然只用了不到 20 人來做自研，但公司人力支出較高，光人力成本就接近 1000 萬元人民幣，加上伺服器等支出綜合成本近 2500 萬元。上線後，該平臺每年還需要 10 餘人的運維團隊，每年成本在 1000 萬元上下。

千萬元一年的成本，在 2014- 2019 年長影片市場快速發展時並不多。那幾年，中國網路影片總使用者從 4.39 億增長至 7.59 億，整個市場規模增長了 1000 億元。

但前兩年行業整體發展不及預期，這家公司也因此調整戰略，調整之一就是縮減非主營業務的規模和開支。

最後，該公司在 2023 年上半年不再自研 IM 和 OA，採購了飛書，一年綜合成本從過去的約千萬年降至約數百萬元。

在採購飛書標準版的同時，這家公司也用到了飛書提供的一些開箱即用的功能。一些個性化需求，經飛書評估後被認為具備通用性，飛書將它們加入了開發列表；少數飛書不支援的個性化需求，則由該平臺自研然後整合到飛書裡。

去年下半年，該公司的通訊、文件等協作功能，已開始全面使用飛書主模組，飛書的人力系統 People 今年下半年也將在這家長影片平臺上線，代替原來的自研績效系統和外採招聘系統。

一位曾從事第三方數字化諮詢的從業者對我們總結：一般幾千到上萬人規模的中大型公司，如果外採有即時通訊、郵箱、文件等基礎全套功能的協同辦公軟體，便宜的一年在 10 萬元左右，貴的則在 400 萬到 600 萬元之間。但如果要自研一個數千人和萬人可用的類似產品，則需要至少數十人的團隊，且開發人員的薪資又比較高，按 60 萬每年、每人的企業支出計算，一年的成本在 1500 萬-2000 萬元之間。“這還不包括伺服器成本，以及人力等配套成本。” 他說。

與該長影片平臺公司類似，寧德時代、陌陌、華住集團也紛紛在 2021 年以來從自研的平臺上遷移到了釘釘、飛書等外部平臺。

滴滴的 CIO 蔡曉鷗曾公開表達，外採確實讓企業成本降低：“比如一個員工一年的研發成本大概是 80 萬，如果選擇與 SaaS 廠商合作或外包，成本有可能降低到 50 萬甚至 40 萬。”

除了綜合成本更低，第三方產品的體驗也日趨成熟，也讓一些企業決定從自研切換到外採。

相比只服務自己的自研產品，第三方協同辦公平臺有規模優勢，普遍能投入資金和人才做技術與產品研發，跟上變化的需求。

一個企業自研協同辦公產品時，招募三四十人的團隊已不算小投入，但飛書、釘釘、企微，僅即時通訊團隊都在幾百人。一位某大廠 IM 研發負責人告訴我們，他們的產品功能 “對標企微、釘釘、飛書”，但團隊人數只有十分之一甚至百分之一。

在 App Store 和脈脈上，多數大廠自研產品都遭到了員工吐槽。快手的員工提到，其自研 IM 產品 Kim 沒有直接入口能新增外部人員，使用者需要多操作至少 3 個步驟；拼多多的 Knock 不能把檔案轉發到微信或者 WPS 裡；美團大象由於沒有自研的視訊會議工具，因此需要邀會者把會議連結單獨傳送給每一個人。

更強的研發能力，也讓第三方協同辦公平臺能更及時地跟上最新技術趨勢。

大模型熱潮之後，釘釘在去年釋出 AI 助理，最近又推出 7.6 版本，增加 AI 搜尋等功能，它能基於 AI 大模型將釘釘上的碎片化工作資訊整理為結構化知識網路。去年年底飛書也釋出了 “飛書智慧夥伴” 和相應的 AI 應用搭建平臺，前者能夠根據企業知識庫獲取資訊，並且在使用者的討論、會議、創作中積累工作記憶，後者能夠讓沒有技術背景的人也能享受到 AI 紅利。

一些對數字化有追求的企業從自研的系統遷移到外部平臺，正是為了追求更好的產品體驗。華住集團是一個案例。

在創立華住集團前，季琦曾參與創辦攜程網。作為資訊行業從業者，他更瞭解數字化能力對於傳統酒店行業的重要性。成立近 20 年來，從戰略到實施、從總部到門店，華住在酒店運營的基礎技術和數字化上持續投入，小到早餐核銷、客房打掃，大到辦公平臺，95% 的業務系統都由華住自己開發。

到 2020 年，華住集團在全國 400 個城市有了 7000 餘家酒店，它們的數字化需求也更加迫切：一方面，自研的即時通訊等產品體驗落後於市場化產品已成事實，另一方面，在業務上，華住想更進一步搭建 “數字化底座”，讓資料能更好指導業務。

當時還是華住 CDO（首席數字官）的劉欣欣決定整合飛書的即時通訊、音視訊會議和協作文件等功能及各類基礎元件，封裝成 “華通 3.0”，華住以往的各類自研業務系統也都集合到這個平臺上。這既能讓員工的協同辦公有更好的體驗，又能延續原來全自研的協同辦公平臺 “華通” 已建立的使用者習慣，而華住 IT 團隊則能聚焦於酒店業務本身。

2021 年 2 月，華住上線了華通 3.0，華住集團的 13 萬員工在一個月內遷移到了 3.0 上。現在華通 3.0 支援了近 20 萬華住員工的日常工作。

華通 3.0 結合了華住 IT 團隊此前做的幾十款業務系統，能覆蓋各個場景：客人入住華店旗下酒店時，如果酒店自助入住機缺少門禁卡，相應的處理資訊就會自動傳送給服務人員；若入住期間恰逢會員生日，系統會在合適時機發資訊給服務人員，提醒他們為會員送上一份果盤；系統會將客人離開後的房間派單給客房阿姨，完成清掃後系統接著提示店長，店長檢查完成後該房間的狀態會顯示 “OK”，即可對外售賣。

總結而言，自研協同辦公平臺與成熟的第三方服務相比，更復雜且相對低效：自研平臺的研發和維護需要投入大量資金，而且往往難以迅速響應市場和技術變化；第三方服務更為專業和高效，能讓企業的精力更多投向主營業務。

當前經濟形勢下，馬太效應加劇，少數頭部企業賺到了更多的錢，大量企業面臨年收入減少和資本市場不確定性增加的雙重壓力。

除了裁撤部分團隊等直接的降本手段，還有一個更難但可能更長效的降本增效方式：利用新技術、新組織形式提升效率，更好地使用各類管理、協同、效率工具，讓企業內的重複工作被自動化、工具化。

最近幾年，飛書、釘釘、企微等，正不斷嘗試結合新技術與新管理方式，幫客戶更長期地提升效率。比如飛書在 2021 年推出了融合了表格、資料庫、看板、甘特圖等多種產品形態的多維表格，這讓不會程式碼的業務人員也能建立資料為基礎，表格或儀表盤形態的業務系統，比如建立一個進度管理表或超市上貨管理表等。

AI 能提升生產力是共識。騰訊文件在上半年上線了 AI 助手，能夠生成多種型別文件、智慧處理表格內資料等；去年下半年 WPS AI 上線，現在已經能取代第三方 PPT 模板網站、PPT 外掛等，並且能在一分鐘內生成 PPT。

在最近，另一家協同辦公平臺釘釘宣佈對所有大模型廠商開放，使用者可以在原本就接入的通義大模型，以及其他幾個大模型中自由選擇，建立 AI Agent。

包括協同辦公在內，更廣闊的企業管理軟體行業，已經經歷過經濟週期。歷史資料顯示，在美國等更成熟的市場，經濟放緩期往往能刺激企業管理軟體的增長。

美國諮詢公司 MattermarkData 曾研究過從 2003 年到 2015 年間，美國市值超過 1 億美金的網際網路公司分佈。結果發現，2007-2009 年的金融危機期間反而是網際網路公司成立的繁盛時期，這些公司中大多數是軟體基礎設施和開發工具的公司，比如虛擬計算平臺 Nutanix、在最近幾年被中國創業公司對標的開源資料庫 MongoDB、如今是全球最大開源社群的 Github 和 Hadoop 生態系統中最知名的 Cloudera。

許多將徹底改變人類工作方式的工具和服務也在那段時間誕生，例如移動支付公司 Square、位元組等網際網路大公司用過的辦公軟體 Slack、雲端儲存產品 Dropbox 和曾是美國最大求職網站的 Glassdoor。 

據 Forrester、Gartner 等機構的資料，2008 年之後，美國企業逐漸青睞成本更低的外採軟體，支援這些第三方 SaaS 工具的雲計算市場也迅猛發展，全球雲計算市場銷售額從 2008 年的 470 億美元增長到 2011 年的 914 億美元，增長率達 94.47%。 

在水大魚大的時代，SaaS 等企業管理軟體、效率軟體的繁榮或許存在泡沫：選擇外採和自研沒有太大區別，都只是一種暫時不計成本換取更快增長的嘗試。

但在經營效率和聚焦主業更加迫切的今天，專業的辦公軟體和更多種類 SaaS 服務成為了能幫助企業節省開支、提升效率的更重要途徑。