在產品經理的工作中，需要經常跨部門、與多個崗位的人一起合作才能做好本職工作。這種情況下，如何對接跨小組、部門的需求，以及如何進行高效的跨部門協作？這個問題考驗著很多才入門的產品經理。這篇文章，作者從自己的親身經歷出發，幫大家解決這個問題。
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產品經理在工作中，對接跨小組、跨部門需求，已經是家常便飯了。
本文是筆者工作實踐的親身經歷，有感而發，共勉～
實際工作場景
小張接到一個緊急需求，涉及到我所負責的產品的改動，需要和我進行需求對接。
小張提前約好需求溝通會，作為協作方的我，在會議上第一次聽到小張講解這個需求的需求方案，聽得我一臉懵🥲。
ps：在這之前，有進行過一次比較淺顯的初步需求溝通。初步瞭解到客戶的大概問題，對具體的需求範圍及場景是沒有很明確的。
讓我感到很“懵”的原因有 3 點：
1）小張開場第一句是說：“現在有一個緊急需求，需要實現xxx能力。”
2）小張第二句是說：“要滿足這個xxx能力的實現，就需要做…巴拉巴拉。”
3）接著，小張開始講解實現xxx能力的整體流程，小張從技術實現的角度講解道：“這裡我會透過一個xxx介面返給你xxx狀態的資訊，需要你這邊處理…巴拉巴拉。”
聽到這，我打斷了小張的講解，和小張說道：“不好意思打斷一下，我沒聽明白，這個需求場景是啥？整體的業務流程是啥樣的？不明白這個需求是要解決什麼場景問題。你可以從業務場景和業務流程上引入展開講解不？”
小張指著投放在螢幕上的流程圖，回覆我：“流程就是這樣的啊，都在這裡啦。”
…需求方案溝通持續進行中…
經過 15 分鐘的溝通後，大家開始就產品方案展開討論，討論逐漸深入後發現整體的方案很複雜，改動很大。
而且發現很多需求場景不明確，大家在會議上就不確定的點展開討論，根據現場的猜測，思考應該怎麼處理這些待定的場景問題的解決方案，並在會議上討論給出建議的plan A、plan B。
ps：這裡面不確定的點，追根究底，還是回到了需求場景不清晰的問題上。客戶使用場景不清晰，導致需求範圍不明確，那麼產品方案自然就無法全面覆蓋需求場景的問題了。
經過將近 1 小時的溝通，和主導方一點一點地確認整體的需求內容，梳理待定的需求場景問題。我還是不清楚需要我配合完成的事項是哪些，即我這邊的改動範圍是不明確的。
最終會議結論是：會議後需要和業務方再次確認核心的需求場景問題，以便確定需求範圍。會議結束後，主導方立馬發出第二次會議邀約，參會人員包括產品經理和業務人員。
在第二次會議上，就需求核心問題展開討論。溝通不到 10 分鐘，明確了需要解決的核心業務問題。發現業務的訴求是比較簡單的，只需要在產品原有基礎上做一點小小的改動就可以滿足業務期望。
分析需求對接過程中的問題
從主導方與協作方對接需求的實際工作場景中，可以分析出存在以下6個問題：
1、需求溝通的準備不足
小張雖然組織了需求溝通會，但顯然在會議前沒有充分準備好如何清晰地傳達需求背景、業務場景以及具體需求給協作方。
首次溝通應該包含足夠的需求背景、業務目標、產品願景等資訊，確保所有參與者都能理解需求的本質和目的。
2、缺乏明確的需求定義
在初步溝通時，需求的表述過於籠統，沒有明確需求的邊界和具體場景，導致後續討論偏離重點，浪費了大量時間在猜測和假設上。
3、過度關注技術實現而非業務邏輯
小張直接從技術實現角度出發講解，忽略了業務邏輯的闡述，這使得非技術背景的參與者難以跟進，導致溝通障礙。
在協作方還不清楚需求背景問題以及需求場景的情況下，主導方已經走到後面技術實現的環節了，其中資訊差太大。導致雙方對需求理解不一致，溝通不在同一個頻道。
正確的做法應該是先從為什麼要做（業務目標）、做什麼（功能需求）、怎麼做（技術方案）的順序進行講解。
4、需求材料不充分
小張雖展示了流程圖，但未能有效利用它來輔助說明業務流程和場景，使得流程圖沒有起到預期的澄清作用。
有效的輔助材料應該簡潔明瞭，直觀展示業務流程和需求要點。
5、會議管理不善
會議中花費了大量時間在不確定點的討論上，而不是事先準備和明確需求。高效的會議應當事先明確議程，對已知問題有預判並準備好解決方案，減少現場猜測的時間。
6、需求確認流程缺失
需求的明確與確認應該在會議前完成，而不是會議中或會議後。這表明專案管理過程中缺乏有效的前期需求確認流程，導致團隊成員對需求的理解不一致。
透過第二次會議迅速明確了核心需求，說明流程缺失導致前期溝通中的關鍵資訊缺失。
應該怎麼做？
為避免出現以上問題，作為主導方應該怎麼做呢？
為了保障跨小組或跨部門需求的對接效率，團隊應當從這 5 點進行改善：
1. 實施更有效的專案管理和需求確認流程，確保需求的明確性和可實施性。
2. 強化需求分析，在與協作方傳達需求前，應先理清楚業務全鏈路流程，輸出需求範圍清單，確保所有參與方能獲得明確的需求內容。
3. 最佳化會議準備，提前共享會議資料，明確會議目的和議程，提高會議溝通效率，確保大家在同一個頻道上溝通。
4. 強化跨小組或跨部門的前期需求溝通，確保技術實現與業務需求緊密結合，避免技術先行。
5. 採用結構化的方法介紹需求，如採用“5W1H”原則（What, Why, Who, Where, When, How）來確保全面而清晰的溝通。
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本文來自微信公眾號：娜是產品經理，作者：Nana
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