雅各布重重地嘆了口氣，合上筆記型電腦，揉著太陽穴，一個小時前結束的那場會議又在腦海中回放。無論他多麼努力想要重新集中精力，對那場會議的混亂無序和毫無意義所產生的憤怒，總是不斷分散他的注意力。他已經推遲了原本緊接著安排的一對一會議，因為他知道自己無法集中精力——他還要因為這場會議浪費多少時間呢？但那場會議實在太讓人抓狂了。某些團隊成員主導了討論，結果什麼決策都沒做出，整整一個小時毫無成果。而且這不是第一次了。這段經歷讓他灰心喪氣，對整個專案的工作都提不起興趣。最終，他花了好幾個小時才擺脫沮喪情緒，找回當天早上剛開始工作時的幹勁。
雅各布的經歷絕非個例。在最近的一項研究中，我們發現超過四分之一（28%）的工作會議會給員工留下揮之不去的負面影響，比如工作投入度和效率受損。鑑於員工每週參加會議的數量之多，以及我們之前的研究發現——員工對會議的態度會極大地影響他們整體的工作滿意度（即使在考慮了他們對薪酬、老闆以及工作性質的感受之後依然如此），這一比例相當可觀。
儘管部分員工能在數小時內從這些負面影響中恢復，但也有人在當天剩餘時間裡都深受其擾，這說明一場糟糕會議的影響，並非隨著時鐘指示的結束時間而終結。
我們將這種情況稱為 “會議後遺症”：即在一場糟糕的會議之後，出現一段注意力下降、動力不足或工作效率降低的時期。作為北卡羅來納大學的職場與組織研究人員以及工作管理平臺Asana的工作人員，我們聯手研究了糟糕會議的直接後果。最近，我們合作完成了Asana工作創新實驗室的《工作創新狀況報告》，為此我們對美國和英國的5000多名知識工作者進行了調查，以瞭解他們在糟糕會議中的經歷以及後續影響。
幸運的是，我們的研究結果表明，會議組織者可以採取積極措施來預防會議後遺症，而那些經歷了糟糕會議的人，在預防措施失效時，也可以採取措施更有效地恢復狀態。
會議後遺症是什麼樣的？
在我們的調查中，超過90%的受訪者表示他們至少偶爾會經歷會議後遺症。超過一半的人表示這些後遺症對他們的工作流程或效率產生了負面影響，而47%的人表示工作投入度降低。這些影響往往源於反覆思考，也就是在腦海中不斷回放會議的某些片段。近一半（47%）的受訪者指出這對他們與同事的互動產生了不良影響，比如感覺與團隊脫節，或者想獨自待著。
對其他人來說，會議帶來的挫敗感常常會蔓延到與同事的交談中，導致會後還會有非正式的討論。超過三分之一（36%）的受訪者表示他們有時會向同事發洩自己的挫敗感，超過四分之一（27%）的人承認經常或總是這樣做。雖然抱怨一場糟糕的會議可能會獲得一些社交支援，但也會將負面情緒傳播給同事，延長並放大會議後遺症的影響。
當我們詢問受訪者感到挫敗的根本原因時，最常見的原因如下：
– 討論的話題無關緊要（59%）
– 缺乏明確的議程或目標（59%）
– 時間管理不善（53%）
– 缺乏可執行的結果或後續跟進（48%）
– 參與度不平等（39%）或參與度低（38%）
– 會議引導不力（30%）
這些挫敗感有多種表現形式。例如，一位教育行業的專業人士描述說，她參加了一場自己毫無發言權的會議，默默坐了一個多小時，感覺自己只是去充個數，這讓她對浪費的時間感到沮喪。一位市場營銷專業人士講述了一場活動策劃會議，會議負責人毫無準備，連關於活動的基本問題都回答不上來。當被問及為什麼在沒有這些細節的情況下就安排啟動會議時，這位負責人承認：“我只是想把這件事從我的待辦事項清單上劃掉。”
這些挫敗感的影響平均持續近兩個小時，不過對有些人來說，這種感覺會持續更久，有時甚至會持續到工作日結束。幾位受訪者甚至表示把這些負面情緒帶回了家，這表明會議後遺症可能會超出工作場所的範圍，對員工的家庭生活產生不利影響。
會議組織者如何預防會議後遺症
幸運的是，利用會議科學的見解可以解決這些問題。以下是五種透過直面根本原因來預防會議後遺症的策略：
1、不要主導，要引導
會議令人沮喪背後的許多因素都可以透過更積極、更周到的引導來解決。例如，我們研究中的許多受訪者表示，當他們的意見很有價值，但卻沒有機會在討論中表達時，他們會感到沮喪。一位設計師描述了她的經理如何在最近的一次會議中主導了討論，讓她 “事後有點挫敗”，並且 “在當天剩下的工作時間裡一直為此煩惱”。
透過引導來分配參與度可以有多種形式，從讓團隊成員負責他們分配到的議程專案，到使用互動投票或問答來促使與會者發表意見。這些方法在虛擬或混合會議環境中尤其有用，因為在這種環境中，參與者更容易置身事外。
2、嚴格精簡參會人員名單
你有沒有過這樣的經歷，在會議中不禁心想：“我為什麼會在這裡？” 我們研究中的許多受訪者覺得他們參加的會議與自己無關，一開始就不應該被邀請。雖然規模較大的會議似乎有助於收集不同的觀點，但研究表明，隨著團隊規模的擴大，會議的有效性通常會下降，而且與會者常常會覺得自己沒有被充分納入其中。
為了解決這個問題，要使你的會議邀請名單與會議目的緊密一致。優先邀請 “必須到場” 的參與者，併為 “最好到場” 的與會者提供其他參與方式，比如事先提交意見，或者會後透過電子郵件向他們通報情況。像Dropbox這樣的公司已經採用了這種方法，鼓勵會議組織者只邀請關鍵利益相關者，而不是 “旁觀者”。
3、把議程變成行動計劃
研究受訪者不僅對缺乏議程感到沮喪，他們還對模糊不清、重複使用或沒有目標的議程感到不滿。
圍繞對團隊有重要意義的具體問題來制定議程，使其更有效。例如，不要寫 “產品釋出進展彙報”，而是問 “我們產品釋出時間線的關鍵風險是什麼，我們如何減輕這些風險？” 這些問題還可以為會議的其他決策提供參考，比如會議時長以及應該邀請哪些人參加。
4、讓每一分鐘都有價值，不要超時
時間管理不善不僅讓受訪者感到沮喪，還常常會引發連鎖反應。一位研究人員分享說，她的老闆經常讓會議超時，這讓她很難保持專注，會後還得聯絡其他與會者來補齊遺漏的資訊。結果，這場會議在兩個方面打亂了她的日程安排：佔用了她的工作時間，還迫使她花額外的時間收集錯過的資訊。
為了避免這些問題，要根據議程來確定會議時長，並儘量緊湊安排。大多數會議無論議程如何，都安排時長為一小時，但帕金森定律提醒我們，工作會自動膨脹，佔滿所有可用的時間。將會議安排為半小時或45分鐘，可以增加一點時間壓力，提高努力程度和效率。
5、每次都要明確問責
受訪者揮之不去的挫敗感往往源於對會議下一步行動的不確定性，包括他們的角色和任務。
為了應對這個問題，為每個議程專案指定負責人。這能明確問責，並體現共同領導，從而提高團隊效率。例如，蘋果公司會為會議中的每個行動專案指定一個直接負責人（DRI）。人工智慧和工作管理平臺可以透過總結行動專案並將其分配給相應的負責人，進一步支援這一過程，確保會議結束後這些任務不會停滯不前。
這些策略有助於預防會議後遺症，但即使是計劃得最周全的會議有時也可能偏離正軌。如何讓它們重回正軌呢？由於反覆思考和抱怨往往會延長受訪者的會議後遺症，不妨考慮採取積極主動的方法。在會議期間花時間瞭解與會者的擔憂，如果需要，調整議程，推遲不太關鍵的專案，為有意義的討論留出空間。如果議程無法更改或時間緊迫，可以提供跟進的機會，無論是透過一對一的交談，還是在下一次會議中專門留出時間重新討論任何未解決的問題。
如何從糟糕的會議中恢復過來
我們還詢問了受訪者哪些方法能幫助他們和同事更有效地從會議後遺症中恢復過來。不出所料，他們的策略在很大程度上與職場壓力研究的結果一致：
1、暫停一下，然後重新調整
對許多受訪者來說，在一場糟糕的會議後稍作精神上的休息，有助於重新集中注意力。這種技巧被稱為 “心理超脫”，即從心理上與工作斷開聯絡，透過打破反覆思考等負面思維模式來起到幫助作用。在一場糟糕的會議後，停頓幾分鐘來理清思緒。簡單的正念練習，比如深呼吸，也可以幫助你在恢復專注力之前，處理當下的反應。
2、走一走，緩解一下
當受訪者與糟糕的會議保持身體上的距離時，恢復效果會更好。這包括到外面散散步、喝杯咖啡，或者只是去辦公室的其他地方轉轉。除了身體活動帶來的諸多其他好處之外，離開幾分鐘可以增強精神休息的效果，幫助你神清氣爽地回到工作中。
3、在交流中尋求清晰思路
與同事交談是另一種常見的恢復策略，但並非所有的交談都有相同的效果。我們觀察到兩種截然不同的方式，產生的結果也大相徑庭。
純粹為了發洩情緒的交談並不有效，有時甚至適得其反。雖然這些互動偶爾能帶來短期的情緒緩解，但這種方式也常常會延長會議後遺症的影響。
相比之下，旨在理解會議情況的交談則具有建設性。透過討論哪裡出了問題並探究可能的原因，你可以梳理自己的想法，獲得新的視角，並更有效地向前推進。所以，如果你發現自己在一場糟糕的會議後想要發洩，不妨將討論重新定位為解決問題的機會。這樣做，你可以打破常常導致反覆思考的負面思維模式，更快地回到工作中。
我們的研究結果強調了糟糕的會議會如何給像雅各布這樣的員工留下持久的有害影響，他的工作效率在當天的大部分時間裡都受到了影響。但有些會議則會產生相反的效果，讓員工感到精力充沛，迫不及待地想要回到工作中。透過實施這裡列出的策略，各組織可以營造一種會議文化，讓員工在會議結束後感到充滿動力、專注，並準備以新的熱情迎接下一項任務。
關鍵詞：職場
布倫特·N·裡德（Brent N. Reed）、史蒂文·G·羅格爾伯格（Steven G. Rogelberg）、麗貝卡·海因茲（Rebecca Hinds）、喬恩·格雷（Jon Gray）|文
布倫特·N·裡德是北卡羅來納大學夏洛特分校組織科學專業的博士研究生。史蒂文·G·羅格爾伯格是北卡羅來納大學夏洛特分校的校長講席教授，因其在國內、國際和跨學科領域的傑出貢獻而獲此殊榮。麗貝卡·海因茲是Asana工作創新實驗室的負責人。她擁有斯坦福大學的博士學位，經常就會議、技術和分散式工作策略為各組織提供建議。喬恩·格雷是北卡羅來納大學夏洛特分校組織科學專業的博士研究生。
豆包、Kimi | 譯 周強 | 編校
推薦閱讀
2024年，全球奢侈品市場遭遇重大調整，佔據全球奢侈品銷售額三分之一的中國市場，“消費降級”明顯。奢侈品行業二十多年持續增長的消費群體，過去兩年減少了5000萬客戶。奢侈品市場真的“失寵”了嗎？還有哪些潛在增長機會？低增長時代，品牌應該如何調整戰略？點選觀看本期新增長100問↓
《哈佛商業評論》中文版 聯絡方式
投稿、廣告、內容和商務合作
↓點選閱讀原文進入哈評中文網，閱讀更多精品內容