領導者這樣帶團隊，保證你省心又高效

把握好對團隊工作的瞭解程度並非易事。瞭解資訊過少，你可能會被突發問題打個措手不及，或者在做決策時因缺乏細節而陷入困境。另一方面，過度參與也會適得其反，團隊成員可能會覺得被微觀管理。卓越的領導者深知，要清晰洞悉各項工作流程與交付成果，絕非偶然天成，而是需要精心謀劃。

作為領導者，瞭解團隊工作進展是你的職責所在。這意味著要清楚哪些專案按計劃推進，哪些截止日期臨近卻進度滯後，以及資源的流向。你需要能夠儘早發現問題並解決，隨時準備向上級清晰闡述工作重點。

然而，把握好對團隊工作的瞭解程度並非易事。瞭解資訊過少，你可能會被突發問題打個措手不及，或者在做決策時因缺乏細節而陷入困境。另一方面，過度參與也會適得其反。如果你頻繁詢問進展、索要最新情況，或者對每件事都想發表意見，團隊成員可能會覺得被微觀管理。這會讓人感覺你在控制一切，尤其是當你領導的是經驗豐富、珍視自主權且本身就是領域專家的經理們時。

卓越的領導者深知，要清晰洞悉各項工作流程與交付成果，絕非偶然天成，而是需要精心謀劃。以下是在避免微觀管理的同時，持續掌握工作情況的方法。

利用 “視覺化網格” 對專案進行分類

首先，依據兩個關鍵因素規劃團隊工作：

（1）你所需的細節深度

（2）溝通頻率

這將幫助你量身定製管理方式，而非千篇一律地採取相同的參與程度。

利用這個網格與團隊明確預期。分享你需要什麼資訊以及為何需要，將你的需求與如何助力他們的工作聯絡起來。例如，解釋定期溝通有助於你儘早發現問題，避免臨到最後才出現緊急狀況，或者說明清晰的進展彙報能讓你更快做出決策並掃除障礙。當團隊看到你對資訊的需求是為了支援他們取得成功，信任便會建立起來。

我們透過一個真例項子來看看如何將此付諸實踐。以伯尼為例，他是一家全球化妝品公司的品牌戰略副總裁，管理著一支 25 人的團隊。他所在的業務部門負責從長期創新專案到產品釋出以及持續的營銷活動等各項事務。

1、多細節、高頻率

這屬於極為關鍵的工作，必須密切留意，畢竟任何延誤、差錯或資料不清，都可能引發嚴重後果。你或許需要每日報告，其中著重突出關鍵指標與阻礙因素，針對問題設定即時提醒，並與負責人保持高頻溝通。

以伯尼為例，此象限涵蓋了一項與即將公佈的財報相關聯的新產品釋出工作。這是一項高風險任務，涉及眾多跨職能協作夥伴，時間緊迫。伯尼每週都會與專案負責人碰面，每日接收營銷活動報告，還與專案經理搭建了直接溝通渠道，以便能迅速指出問題。

2、多細節、低頻率

這個象限通常包括規模較大、推進較慢的專案。鑑於其複雜性和重要性，細節很關鍵，但你無需密切追蹤每一個決策。在重要里程碑、階段評審或季度彙報時提供相關檔案，這樣如果工作重點發生變化或需要權衡取捨，你能儘早調整方向。

伯尼將一項為期兩年的品牌重新定位計劃歸入此類。該計劃需要數月的調研，但每週變動不大。在關鍵節點，比如新的品牌資訊框架制定出來時，他需要知曉進展，並且每八週參加一次兩小時的規劃會議。

3、少細節、高頻率

這些專案需要快速、定期地溝通，以確保按計劃推進，但每次無需深入分析。通常簡單的溝通就能確保沒有疏漏。例如，每日或每週 15 分鐘的站立會議，或者一份要點式的電子郵件總結就足夠了。

在伯尼的案例中，網紅營銷活動符合這一標準。總會有新內容提交和款項處理等情況。雖然每次不需要深入參與，但伯尼希望能隨時瞭解動態，以便在老闆詢問時能做出回應。

4、少細節、低頻率

這類工作大多能自行推進。你可以放手不管，風險或負面影響較小。無需定期開會或溝通。更新很少，通常在達到某個里程碑或出現問題時才會進行。

伯尼將季節性產品包裝變更和暢銷品庫存補貨等事務歸入這個象限。這些任務有價值，但由有能力的團隊成員負責，且已有成熟的流程。伯尼認為，只有在出現阻礙，比如供應商延遲交貨或需要上報的法律問題時，才需要通知他。

為進展彙報設定明確引數

使用 “視覺化網格” 規劃好專案後，你必須將預期傳達給團隊。

明確無誤地告知他們你需要什麼資訊、何時需要，以及希望以何種方式接收。沒有這些指引，即使最聰明的團隊成員也可能提供不一致或無用的資訊。具體說明你偏好的格式和時間。不要只是說 “隨時告知我進展”，而是說 “請在每月 5 日前將更新的客戶流失資料錄入我們的儀表盤，我會非同步檢視”。

不僅要依據專案，還要根據相關人員來調整你對資訊的掌握程度。他們過往的表現如何？他們能否貫徹執行並承擔責任？如果有一位經理始終能出色完成工作，你可以降低資訊更新的頻率和深度，看看是否仍能獲取所需資訊。另一方面，新成員或表現欠佳的團隊成員可能需要你更密切地參與，至少暫時如此。

在某些情形下，你必須明確傳達，你所要求的資訊知悉程度絕非可有可無。比如說：“鑑於董事會對此高度關注，我所要求的細節詳盡程度是必要的。我要怎麼做，才能讓你更輕鬆地提供這些資訊呢？”

使用 “視覺化網格” 能幫助你在掌握資訊與避免成為阻礙之間找到恰當的平衡。你能對關鍵專案保持監督，而團隊在低風險任務中也能獲得他們渴望的自主權。請記住，這是一個不斷發展的過程，需要重新評估。曾經需要多細節、高頻率跟進的專案，隨著專案推進，可能會轉入少細節、低頻率的類別。要願意根據需要進行調整和改進。

關鍵詞：#領導力

梅洛迪・懷爾丁（Melody Wilding）| 文

梅洛迪・懷爾丁是一名高管教練、人類行為學教授，著有《向上管理：如何從上級那裡得到你所需》一書。

周強 | 編校