為此，我們在文末附上了一份針對一些主流AI應用平臺的使用測評，不妨參考看看。
生成式AI可以節省你的時間，但當你頻繁使用它時，反覆上傳相同的背景檔案以及為常見任務重新輸入提示詞的過程，可能會大大削弱你的效率。
這就是為什麼許多生成式AI平臺允許使用者建立定製化的AI助手：在ChatGPT中，它被稱為“定製GPT”；在Claude中被稱為“專案”；而在谷歌的Gemini中則被稱為“Gem”。這些助手能夠儲存你可能反覆使用的提示詞元素，這樣在請求平臺幫助完成重複性任務或挑戰時，你就不必每次都重新輸入這些內容。
建立助手可以幫助你完成各種任務，並且不需要特殊的程式設計知識或編碼技能。例如，我為自己建立了一個AI營銷助手，其中儲備了我過去撰寫的新聞通訊、文章和社交媒體帖子的示例；我每週使用它好幾次，用於頭腦風暴內容創意或將新聞通訊拆分成可在領英上分享的小片段。我還建立了一個意見反饋助手、一個解答技術支援問題的助手、一個基於特定學術和應用研究領域的研究總結器，以及一個用於我最大專案的專案跟蹤器。這些助手大多花費我不到20分鐘的時間來建立，但卻為我節省了數小時的工作時間。
作為一名專注於數字化職場的作家和演講者，多年來我也搭建過不少網站。可以說，我有限的程式設計技能在建立這些定製助手時完全派不上用場。在過去兩年中，我建立了許多不同型別的定製訓練模型和助手，並幫助許多人建立和完善他們自己的助手。我清楚地認識到，如果你能用通俗易懂的語言描述一個專案，或者撰寫一份工作描述，那麼你就具備了建立一個有價值的定製化AI助手的能力。
讓我們先來看看助手可以幫助人們完成哪些任務，然後再探討如何構建和使用它們。
AI助手的型別
定製化AI助手的用途非常廣泛（你可以在網上搜索人們分享的定製GPT，就能瞭解這一點），但以下是四個你最有可能從中受益的領域：
1.寫作、營銷和溝通：AI助手可以協助進行寫作和內容創作，無論是撰寫社交媒體帖子、撰寫報告、製作幻燈片，還是處理客戶投訴。與每次使用一次性提示詞相比，設定一個AI助手可以讓你提前為其提供清晰的指導和示例，這樣在需要寫作或修改內容時，你就不必每次都重新去尋找這些資料了。
2.操作指南和故障排除：向AI助手介紹你的技術設定情況，你將隨時獲得個性化的答案，無論何時出現問題。同樣的方法也適用於其他領域：你可以建立財務或稅務助手、資料分析師、汽車使用說明講解助手、裝置維修顧問等（當然，對於它們給出的建議，你還要基於直覺和事實進行核查，因為生成型AI容易出現“幻覺”）。
這種方法還可以幫助你更快地為客戶提供建議：在《哈佛商業評論》透過Instagram故事發起關於定製AI助手的討論時，客戶成功分析師（customer success analyst）羅伯塔分享了她如何利用AI助手自動化處理常規客戶諮詢，從而讓她能夠專注於更復雜的問題，並更快地提供更優質的回覆。
3.提高生產力和專案管理：定製AI助手可以對你的任務進行分類和優先順序排序，從會議記錄中提取行動事項，並構建和更新專案時間表。例如，企業家薩拉·多普（Sarah Dopp）設計了一個每天早晨使用的Claude專案，透過一系列引導性問題幫助她規劃當天的任務優先順序，並思考學習目標。隨著“智慧體”（能夠代表你與程式和網站進行互動的AI系統）的引入，基於聊天的AI助手也將很快能夠直接連線到筆記應用程式、數字日曆、任務列表和其他提高生產力的程式。
4.戰略建議、指導和培訓：你可以建立一個隨時線上的反饋平臺，配備你需要的任何專業知識，並根據你偏好的互動語氣進行配置——從嚴格的任務監督者到鼓勵性的啦啦隊長（當然，還是要考慮到出現“幻覺”的可能性）。技術副總裁肯·羅曼諾（Ken Romano）建立了一個定製化的GPT模型，它能夠模擬他從經理那裡經常聽到的反饋意見。他利用這個模型來最佳化產品路線圖，並將其呈現給高管團隊。
剛開始時，你可以在上述四個領域各建立一個通用的AI助手。然而，在與智慧助手合作的過程中，你可能會發現，建立更多專注於特定任務的助手，可以讓你獲得更好的結果——建立一個助手來幫助你撰寫開發客戶的電子郵件，再建立一個不同的助手來幫助你製作推銷簡報。
如何建立你自己的定製助手
一旦你確定了希望AI助手為你做什麼，就可以按照以下基本步驟來建立並使用它。
1、選擇平臺
你對平臺的選擇可能取決於你的組織提供（或允許你使用）的AI工具，但如果你能夠自主選擇建立助手的平臺，那就先從自身需求出發進行考慮。
例如，截至本文撰寫時，ChatGPT是唯一一個可以透過語音與定製助手進行對話（而不僅僅是語音輸入）的平臺。如果你使用助手進行寫作，要知道Claude似乎對寫作風格的把握最好（你可以在這裡比較不同的寫作樣本），但與Gemini 和ChatGPT不同，它沒有與網際網路的即時連線（因此它只能依賴其自身的訓練資料）。如果你有需要總結或分析的谷歌文件或Gmail郵件執行緒，Gemini Gem則更具優勢，因為它可以輕鬆整合這些資源。人工智慧的回覆還可能受到每個平臺包含的訓練資料以及其安全或稽核機制的影響；不同平臺和方案在如何使用你的聊天記錄方面也存在差異，所以在選擇平臺之前，要了解這些差異。
2、開始嘗試
建立新的AI助手，最簡便的方法是透過普通的聊天對話。在對話中，提供包含背景資訊或角色指令的提示詞，這些是你認為AI平臺為回答問題或完成分配任務（比如“你是一位營銷文案撰寫人”）所需要的。
即使是經驗豐富的AI使用者也會發現，在獲得有用的回覆之前，可能需要一些反覆嘗試；透過提供大量明確的反饋來加快這個過程。（“第2、3和6點很好，但第1點過於冗長，第4和5點違反了我向你展示的品牌指南。”）
一旦你開始獲得較為理想的結果，不妨回顧一下你所使用的指令，以及那些引導人工智慧朝著正確方向改進的反饋資訊。然後，將這些內容加以整合，從而形成新助手自定義指令的初稿。（你甚至可以讓人工智慧平臺代勞：“依據本次聊天的結果，為一位營銷文案撰寫人員編寫一套自定義指令，指令需涵蓋我在本次對話中給出的所有反饋意見。” ）
3、編寫定製指令
對於任何定製助手而言，核心在於你為其撰寫的指導說明。它明確了助手的身份、目標、任務，以及你希望它如何開展工作。
用第二人稱來撰寫這些指令（例如“你將做這件事”），併為助手設定一個清晰的角色定位。比如：“你是一位注重細節的資料分析師，為一位對錯誤零容忍的嚴苛老闆工作”，或者“你是一位風格略帶幽默的編輯，擅長從公司部落格的投稿人那裡挖掘出獨特之處”。
同時，明確你希望助手生成的輸出型別，例如：“你負責清理資料集並以CSV表格形式返回結果；你要以要點的形式提供關於研究方法的建議”。為你的AI助手設定目標和關鍵績效指標（KPI），比如：“你的目標是找出節約成本的方法”，或者“你希望從每篇內容中獲取最多的潛在銷售線索”。此外，透過提供關於語氣的指導，明確你希望助手回應時的語氣風格。
根據平臺的不同，你可能在指令中可以使用的字元數量上有上限，因此高效表達至關重要——而撰寫出色指令的最好方法通常是向非定製AI求助。
（“你是一位人工智慧顧問兼提示詞工程師，正在幫助一位銷售專業人士打造一個定製化的AI工具，用於撰寫銷售提案、跟進郵件和談話要點。請為AI起草一份定製指令……”）
4、提供知識或背景檔案
當你為定製助手提供參考檔案時，它們會變得更強大，這些檔案可以作為示例、指導或背景資訊供其參考。例如，我為支援一個複雜的技術專案而建立的虛擬專案經理，背後有我們的原型圖以及一些檔案作為支撐，這些檔案提供了關於專案願景和路線圖的背景資訊，還有一些詳細的技術資訊。
讓助手投入工作
你的AI助手不會一開始就完美無缺；在你持續得到好的結果之前，你可能需要嘗試一些不同的指令，更新它的指令，併為它提供更多的背景檔案。對於它做錯的地方、你希望它改進的方向，以及它做得正確的地方，都要給予大量反饋，並新增可能有用的額外檔案作為示例或背景資訊。一旦你發現了哪些因素提高了它的效能，就修改助手的核心指令——你甚至可以讓它根據會話的情況自己修改指令。
在穩步提高AI助手的準確性和有效性方面進行投入，將會在節省時間和提高回覆質量方面帶來巨大回報。當你透過一次性會話使用人工智慧時，你可能會多次回顧並在對話執行緒中新增內容，以便利用你提供給它的知識。但你可能會發現，如果對話執行緒足夠長，平臺就會開始 “忘記” 你已經告訴它的事情，或者給你發出警告。但是當你有一個已經載入了你的檔案和指令的自定義助手時，你可以為每個工作會話開啟一個新的對話執行緒。
一旦你擁有了一個高效的、支援你工作的自定義AI助手，你花在糾結指令上的時間就會減少，而花在利用AI完成核心任務上的時間則會增多。
● 以下是一份針對主流AI應用平臺的使用測評：
製圖：《哈佛商業評論》中文版
關鍵詞：AI
亞歷山德拉·薩繆爾（Alexandra Samuel）| 文
亞歷山德拉·薩繆爾是一位科技演講者和資料記者，她為全球公司建立資料驅動的報告和研討會。她是《遠端公司：如何在任何地方都能高效工作》一書的作者之一，也是《哈佛商業評論：利用社交媒體更高效工作》一書的作者。
Kimi、豆包 | 譯 周強、劉玥 | 編校
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