大眾普遍認為，人們會利用AI節省下來的時間豐富個人生活、開展創新，或者提高工作效率。然而，實際情況並非如此，許多人沒有充分利用節省出的時間。對公司來說，透過幫助員工意識到並重新分配這些時間，就能保證由AI驅動的效率提升，並在工作場所及其他方面帶來有意義的改變。
AI正在改變我們的工作方式。根據2023年麻省理工學院的一項研究，ChatGPT和Copilot 等工具可以幫助人們以比過去快40%的速度撰寫從電子郵件、部落格文章到內部分析計劃等各種內容。這些新技術對各類技術性工作的改變尤其深刻。例如，麻省理工學院斯隆管理學院、微軟研究院和 GitHub的一項研究表明，生成式AI編碼工具可以將程式設計時間縮短56%。
員工應該如何利用這些意外收穫的時間？2022年11月OpenAI推出ChatGPT以來，專家們一直在爭論這個問題。例如，波士頓諮詢（BCG）發現，許多人會用額外時間解決問題、與他人互動或學習新知識。不過諾貝爾經濟學獎得主克里斯托弗·皮薩里季斯（Christopher Pissarides）有不同看法：他認為我們應該利用這些新的自由時間提高幸福感，甚至改成每週工作四天。
大眾普遍認為，人們會利用AI節省下來的時間豐富個人生活、開展創新，或者提高工作效率。然而，2024年初瑞士洛桑大學針對全球302名AI使用者和57名管理者開展的兩項調查對這一觀點提出了質疑。調查詢問了以下問題：你用生成式AI節省下時間了嗎？你覺得自己有更多時間做其他事了嗎？你會將節省下來的時間重新分配到個人事務或工作相關任務上嗎？你浪費這些“新時間”的頻率如何？
研究人員發現，生成式AI平均每週會為管理者節省約2小時46分鐘。82%的人表示這項技術可以幫助自己更快完成工作，但是其中許多人並沒有充分利用節省出的時間：38%的人承認浪費了一半以上的時間。同樣，在利用AI節省時間的使用者群體中，84%的人承認至少浪費了四分之一的時間。當被問及如何有效利用額外時間時，40%的管理者表示自己只是做了更多與以往相同的工作。很少有管理者會利用這些時間與他人聯絡、享受家庭生活、學習新技能或調節身心狀態。
“想要重新分配節省的時間，人們得先留意自己何時節省了時間。” 該研究的第一作者、洛桑大學市場營銷系副教授伊莎貝爾・恩格勒（Isabelle Engeler）說道。她認為我們只有清楚知道自己節省了多少時間，才能決定如何從中獲益。她指出：“不幸的是，很多人無法立刻察覺到這一點。”研究中就有37%的管理者對此表示贊同。
為了最大程度利用這些“新時間”，恩格勒建議管理者採取以下四個步驟：
要有策略。專注於收集資訊，瞭解從預計有最顯著收益的任務中節省了多少時間。但不要一開始就對一個大群體進行統計，先從小規模試點開始。
“如果你的目標只是大致估算AI節省的時間，試點階段就不需要有太多人參與”，恩格勒說，“但要想監測節省下來的時間對團隊或整個組織的影響，就需要更大的樣本量。”
讓員工記錄時間。一旦確定要追蹤的內容和成員，就讓選定員工記錄下每天節省的時間。以下幾種方法可以做到這點：員工可以透過回顧日常活動，估算AI為他們節省的時間，然後進行自我彙報，比如寫在日記裡；或者簡單記下不用生成式AI完成一項任務的時間，再記錄使用AI完成同樣任務的時間。
Harvest和ActivTrak等生產力追蹤軟體能讓管理者觀察並記錄各項任務所花的時間，相比員工的自我彙報，這些軟體可以提供更加精確客觀的資料。無論採用哪種方法，任何形式的時間記錄都應能讓你更好了解節省出了多少時間。
制定重新分配時間的藍圖。一旦清楚團隊使用生成式AI能節省多少時間，就要制定一個有意義的利用計劃，例如將時間投入到促進員工福祉、提高生產力和個人成長的活動中。詢問員工以往會如何利用這些時間，以及在哪些方面投入更多時間對他們更好。但要記住，作為管理者，你有責任設定方向，比如敦促員工充電放鬆，或者鼓勵他們迎接新挑戰。
“員工利用這些額外時間的方式，最終取決於管理者的引導”，恩格勒說，“員工可以計劃用這些時間伸個懶腰、喝杯咖啡、與同事交流，或者投入到一個戰略專案中。無論做什麼，都要提前有目的地分配這些時間。如果沒有指導和預先規劃好的活動，節省下來的時間很容易會白白溜走。”
監督時間的重新分配情況。定期的監督和反饋對於幫助員工充分利用“新時間”至關重要。管理者應給予持續關注，觀察下屬如何利用這些時間，並推廣有效的利用方式。
“生成式AI工具可以提高生產力，還能幫助員工改善工作與生活的平衡。但所有時間的重新分配都需要一種深思熟慮後有明確意圖且持續的方法，”恩格勒表示，“透過幫助員工意識到並重新分配這些時間，公司就能保證由AI驅動的效率提升，並在工作場所及其他方面帶來有意義的改變。”
關於本研究 “你會如何利用生成式AI工具節省的時間？許多人會浪費時間，包括管理者”（What Do You Do with the Time Saved by Generative AI Tools? Many Waste It, Managers Included），伊莎貝爾·恩格勒等，工作論文，2024。
DeepL、Kimi | 譯 孫燕 | 編輯
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