自我第一次見到阿米爾和里亞以來，已經過去將近四年了。當時，他們有著各自的工作，帶著兩個年幼的孩子在疫情最初的幾個月裡摸爬滾打。
現在，兩個孩子都上學了並且參加了體育活動。隨著混合工作安排的流行和出差的增加，阿米爾和里亞一直在努力構建一種合適的日常安排。然而，他們感覺，自己每週都在處理一些不可避免的意外，擔心錯過重要的提醒、接送孩子的時間和其他計劃。
他們並不“孤單”。阿米爾和里亞是我在過去5年裡幫助過的1000多個家庭的縮影。我一直在開發一個名叫Milo的AI工具，以幫助他們管理無形的“幕後工作”——經營家庭。對於工薪家庭來說，這種後勤工作的負擔越來越重：如今，孩子們有大量的活動——學校、課外活動和社交——而父母們又要兼顧混合工作的時間安排和出差。在資訊時代，這些待處理事項就像消防栓裡的水一樣（瘋狂襪子日！提前放學日！游泳報名日！等等）噴湧而出。與此同時，由於越來越多的父母兩人都有工作，當意外事件發生時——外公外婆生病、會議延期、學校突然佈置作業——家庭的支援系統就會變得脆弱。
在與美國各地的家庭合作後，我發現，大部分的挑戰都由三大罪魁禍首造成：
1、資訊量大。尤其是來自學校的資訊量大，再加上每個家庭成員都有大量的日程安排，因此，每週都有可能發生意想不到的衝突或遺忘某些事情。
2、決策疲勞。家庭中，許多微小但重要的決定都是臨時做出的，如晚餐吃什麼、誰來接孩子等，這會導致認知疲勞和決策失準。
3、突發事件。每週，我們都不可避免地會經歷一些不按計劃進行的事情，而這些事又需要爭分奪秒地解決，比如托兒服務突然中斷或有人生病。通常，發生這些事後，會有一個“預設”的家庭成員（家長）介入處理，但當這種“預設”是經常性的時候，就會讓家庭成員產生挫折感和緊張感。
多年來，我們測試了許多方法來解決這三個難題，其中最成功的（也是最簡單的！）就是“每週預覽”（Weekly Preview）：每週開始時，用20分鐘來預覽一下未來7天的工作。即使只用這麼短的時間進行規劃，你也能避免意外，透過批次處理來更有效地做出決策，並商議好備份計劃。
準備工作
下面介紹如何設定自己的“每週預覽”：
在每週開始前花20分鐘規劃。承諾與家庭的其他核心決策者（如伴侶或祖父母）一起做規劃。為了讓所有人保持一致，將這20分鐘與一件你每週都要做的事情聯絡起來，最好是一件有趣的事。比如，你和伴侶可以在孩子們入睡後開始做規劃，然後享受每週的Netflix約會時光；或者，你可以在週日鍛鍊之前進行規劃，關鍵是要保持一致。你可以先做4周的規劃，看看效果如何。
選擇記錄的方式。使用Milo的家庭可以用一些模板記錄規劃，簡單的電子郵件、共享備忘錄或文字概述也可以記錄。但無論你選擇哪種方式，它都應該是一個可以隨時更新的記錄方式，以適應週中出現的不可避免的變化。
收集所有資訊。要使這一流程真正發揮作用，關鍵是要明確展示所有資訊，尤其是活動資訊。
我強烈建議使用專門的家庭日曆（最好是谷歌日曆之類的數字日曆）。從長遠來看，這比在不同的日曆上互相傳送一次性的邀請——或者更糟糕的是，讓一個人把所有事都記在腦子裡——要好得多。一個專用的日曆往往意味著，幾乎所有事件和提醒都會出現在這本日曆上，這樣就更容易發現時間衝突並制定計劃。
在前一週，伴侶雙方應將所有與家庭有關的安排都新增到日曆中，無論是每週的足球賽、牙醫預約、工作晚餐還是“去圖書館還書”的提醒，以及可能會影響家庭的晚間計劃的工作會議。你需要在日曆上輸入影響家庭成員空閒時間的所有變化。
雙方共同預覽本週活動
在一週開始的前一天晚上，與你的伴侶或家庭的其他主要決策者會面，按照以下步驟瀏覽未來幾天的工作：
1、事件是什麼？
雖然，在理想情況下，你已經在專用日曆中輸入了本週要發生的所有事件，但在現實中，我們發現，這種情況不太可能實現。因此，在規劃一週安排的最初幾分鐘裡，請確保所有重要事項都已從你的個人日曆中轉移到家庭的共享日曆中。你可以透過拍照或截圖來跟蹤事件、提醒和資訊，然後將其包含在你的預覽文件中。
然後，你們可以一起回顧這些事件，如下所示：
“基石”和首要任務。首先要確定本週的家庭“基石”（Big rocks）——本週最重要的事情，如家庭聚餐、一起鍛鍊、去圖書館、跑步或做下週規劃。如果看起來沒有時間去做這些事情，那就調整一下花在“鵝卵石”和“沙子”上的時間。利用這一過程，你還可以優先處理本週最重要的3-5件待辦事項。你可以在預覽文件中列出這兩項工作。
一次性活動。然後，你要確定本週的一次性任務。像學校任務、體育活動、清潔工作和托兒等常規、重複性的承諾更牢固地存在於我們的大腦中，因此也不需要更多關注。但是，一次性事件往往會產生“爆炸半徑”，佔用比日曆上更多的時間，並經常影響到一些常規事件。將這些一次性事件列在單獨的部分中，或者用紅色圈起來以示突出（在我們的模板中，它們被放在“注意事項”的部分）。
關鍵提醒。最後，寫上每週的提醒事項：還圖書館的書、帶樂器、帶多餘的尿布去託兒所等等。記錄下這些，每天早上，你就能更自信地出門了。(這些也放在“注意事項”的部分。）
2、計劃是什麼？
一旦知道什麼事情會在接下來的一週內發生，那麼，你就可以制定計劃，如托兒、接送和家庭聚餐。
我曾經抵制做每週的家庭菜譜，因為我覺得，這是做無用功。但事實證明，每天下午5點臨時決定晚餐吃什麼，會導致更糟糕的結果：點更多的外賣（這意味著更不健康、更昂貴的食物）、浪費更多的食物，以及壓力感和日常決策疲勞。這也適用於其他重要的家庭決策。
為避免出現這種情況，請確定本週最重要的2-3個家庭決策領域。然後決定計劃是什麼，每個計劃由誰負責。即使這看起來不必要——比如，放學後保姆會準備飯菜、或者你們已經購買好了日用品、又或者你們每週有固定的接送計劃——但我仍然強烈建議把這些都包括進去，因為假定了某人會做某件事的時候，問題也會隨之出現：“哦，我以為你知道我們要踢足球，所以你會在回家的路上買好晚飯。”
最後，回顧確定的前3-5項待辦事項，指定每件事的負責人，並快速完成規劃和時間安排。
3、後備計劃是什麼？
俗話說：“計劃趕不上變化。”但如果沒有一個支援系統，計劃的每一次改變都像是一場火災。更糟糕的是，那位“預設家長”往往要改變自己的計劃，以便隨時照顧孩子。
為了避免這種情況，請找到一週中最棘手的時刻，併為此制定備用計劃，確定在什麼時候該找誰。比如，“我週三要開董事會，所以如果你能在週一到週三的時間裡完成家庭任務，我可以在週四和週五做後備。”或者，“週三看起來很棘手。你不在，我想我能應付，但如果我下午增加一個會議，那就需要叫我爸爸來幫忙了。我現在就告訴他吧。”
完成每週預覽後，將預覽檔案與所有主要合作者分享，即所有將參與完成本週計劃的人。這包括祖父母、鄰居、繼父母和保姆等。你可以打印出來、透過電子郵件傳送，或者共享電子文件，但關鍵是要與其他人共享計劃。
“每週預覽”的目的不是製造不必要的負擔，而是建立一種結構，減輕現代職場父母的負擔。積極主動地應對挑戰，你就可以用一種更實際、更合作、更公平的方式解決它們。在每週伊始時投入這20分鐘，你會發現，整週都受益匪淺。
阿夫尼·帕特爾·湯普森（Avni Patel Thompson）| 文
阿夫尼·帕特爾·湯普森是Milo的創始人兼執行長。Milo是世界上第一款解決經營和養育家庭問題的應用程式。在投身創業前，她曾在寶潔、阿迪達斯和星巴克工作過十多年，負責消費者業務。她是英屬哥倫比亞大學工商管理碩士和化學學士。
DeepL、ChatGPT | 譯 張雨簫 | 編校
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