近40年，微軟的PPT幾乎壟斷了簡報軟體市場。與其他基於計算機的技術相比，PPT佔據市場主導地位的時間長得異乎尋常[1]。2016年的一項調查顯示，全球約有5億使用者每天進行約3500萬次的PPT演示[2]。
PPT使用頻次如此之高，而諷刺的是，凡是上過班的人，就討厭做PPT。
為什麼？
PPT，
無孔不入的溝通工具
在企業幹了幾年，我挺認同美的美團京東廢除PPT的決定的。當然，不是從高管的角度，是普通打工人的角度。高管只是聽聽彙報就對PPT極其反感，痛罵“形式主義”。事實上，熬紅雙眼，絞盡腦汁製作PPT的打工人，才是深受其害、深陷泥潭。
從步入職場第一天起，我就發現，開會使用PPT早已成為一種被廣泛認可的文化現象[3]——不管什麼單位、什麼機構、什麼企業，什麼崗位，大小事情，都可能用到過PPT。
雖然是基層員工，我卻總要去“應付”各種開不完的會和做不完的PPT。無論是內部會外部會、線下會線上會、年終總結會、績效考核會、專案經驗交流會……都得輔以一份份“精美”的PPT。
好像沒了PPT的輔助，這些會就開不了。有人甚至把出席會議沒有使用PPT，比作不穿鞋就出門[3]。
PPT已普遍主導了各類組織的日常運作[4] / 圖蟲創意
開啟小紅書，搜“PPT”、“討厭”，能跳出來一大堆吐槽帖。比如，“怎麼會有這麼麻煩又費時間的東西”、“快被PPT折磨死了”、“做PPT好痛苦”、“我跟PPT有不同戴天之仇”……
那麼，PPT是職場裡的萬惡之源嗎？我覺得不是，或者說，不一定。PPT作為溝通工具，我理解企業需要用到它，有兩方面客觀原因。
第一，PPT是一個高度整合的工具。它不僅是一組文字內容，還是建立這些文字的工具，更是一種演示形式。PPT可以整合各種材料，如表格、圖片、影片和音訊檔案；PPT的備註欄，可以記錄幻燈片中無法容納的更多資訊；PPT本身可以透過電子郵件、網路會議軟體傳播，使向身處不同地理位置或處於不同時間段的受眾進行演示成為可能[4]。
第二，PPT在企業的戰略支援工具中佔據特殊地位。無論使用何種技術組合來構思戰略想法，戰略制定幾乎總是以向高階管理層進行PPT演示而告終[4]。
正如學者奧爾頓（Oulton）[5]說的：“PPT的問題，在於它的使用方式”[6]。當前職場中PPT的使用，已經到了失控，或者說濫用的地步。我強烈反對的，是專案組內部的思路交流等內部會議，通通需要PPT來推進的現象——明明可以口頭討論的事，部門/小組領導硬要專案組成員以PPT的形式作彙報。只能說，部門/小組領導開會聽彙報的癮，太大。
研究發現，大量的PPT應用於企業內部 / [7]
很多時候，某些部門/小組領導組織的會議沒有明確目的，安排員工做的PPT也沒有具體要求，導致員工為了做PPT而做PPT，完全不知道做PPT是要解決什麼問題。後果自然是生產出無窮無盡的幻燈片流——充斥著專案符號列表、模糊重點的動畫效果，以及分散注意力而非傳遞資訊的卡通插圖[6]。
不過，PPT倒確實方便了一些領導“向上彙報”。由於幻燈片的模組化特點[4]，Ta們可以輕鬆地將某幾頁幻燈片從一個文件複製並貼上到個人文件中，作為量化自己工作成果的重要組成（PPT小偷/彙總大師）。
專案/工作進展是透過幻燈片的數量來衡量的，時間也是以幻燈片來計量的[4]。部門/小組領導以PPT考核基層員工，高管卻痛罵PPT華而不實，真正做PPT的基層員工有苦難言。
PPT美化+調格式，
世界上最浪費生命的工作任務
PPT做的好不好，常取決於領導的審美趣味。比如，A領導喜歡高階黑模版、B領導喜歡莫蘭迪配色、C領導喜歡飛入飛出的動畫效果，並堅稱這樣會增加會議的趣味性……
根據Canva公司2024年的《視覺經濟報告》，92%的領導者期望從事非設計崗位的員工具備設計技能和知識[8]。而真正做過PPT的人都知道，PPT就像一個黑洞，可以無止盡投入時間去包裝和美化。
GFK公司的調查顯示，17%的PPT是從零開始建立的，而絕大多數（78%）的PPT是基於已有PPT調整的[7]。也就是說，製作者進行真正內容製作的時間短，基於已有PPT作最佳化的時間反而多。
基於已有PPT作最佳化，很容易讓人覺得這能節省大量時間——“我們就修改一下上個月的PPT吧”。結果，重複使用舊幻燈片帶來的問題可能比它解決的問題還要多。從舊PPT中查詢幻燈片，然後要確保這些幻燈片的內容是最新的，接著還要更新使其符合新模版，極其耗費時間[7]。
使用PPT時消耗最多時間的三項低效工作 / [7]
除了設計排版，員工的大量時間用於調格式，而非專注內容最佳化。根據GFK的調查，員工大約有40%（平均每月8個小時）的時間用於PPT的調格式（小型、瑣碎、重複性的任務）[7]。
另一項對某組織戰略制定過程的民族誌研究，對一位專案經理的訪談表明：企業為戰略會議做準備，往往側重於確保圖表都已備好。幾個月的時間裡，團隊對一份PPT專案提案進行了相當大的修改，目的是 “使其符合格式要求，而專案的實際內容並沒有改變，只是圖表的問題” [4]。
有人說怎麼不用AI？但真正使用就會發現，AI生成大綱往往不太行，章節、要點設計還得製作者完成。而即使是基於大綱生成的內容，也還需要製作者重新排版，修改字型，改顏色、放圖片。當寶貴的時間被浪費在格式設定和手動編輯錯誤時，它會將資源從更具戰略意義和潛在創收活動中轉移開[9]。人員和工時的錯誤分配，可能會讓企業付出巨大代價。
而即使耗時費力，很多人還是做不對PPT。研究表明，製作者經常違反心理溝通原則。研究人員選取了140個PPT進行打分，結果表明，無論是嚴格還是寬鬆的評分標準，沒有一個PPT被評為沒有缺陷。最常被違反的3個原則是可區分性（材料過於相似難以區分）、有限容量（呈現過多資訊）和資訊變化（前後頁資訊呈現方式變化，實際傳達資訊無變化）[10]。
根據嚴格（深色條）和寬鬆（淺色條）標準評分的違反心理溝通原則的PPT百分比。A適當的知識；C相容性；D可區分性；I資訊變化；L有限容量；P感知組織；R相關性；S顯著性；O過度決定 / [10]
PPT難做好，也很正常。一方面，極少有研究能為設計PPT提供直接指導[10]；另一方面，PPT是文字、圖形、解釋、軟體功能和與觀眾即時互動的複雜混合體[11]。這對PPT製作者的要求很高，需要進行復雜的設計決策。例如，確保幻燈片清晰易讀和資訊結構合理。
一項針對PPT專業人士關於他們的報告所面臨挑戰的調查顯示：最大的挑戰是浪費時間，佔24%，其次是自動化和視覺化（各佔19%），然後是設計靈感（18%）、資料質量（12%），以及其他挑戰（8%）。可見，製作引人入勝的PPT並實現生產力是一項需要平衡的工作[9]。
此外，市場上存在大量專業的PPT美化+格式調整服務，一些企業還設定了專門的PPT美化師/設計師崗位，其定價模式、供給需求也能從側面印證製作高質量PPT需要投入顯著的成本和專業技能。
淘寶搜“PPT美化”，顯示出100頁搜尋結果 / 淘寶網
辛苦做的PPT，
根本沒人聽進去
加班加點做完PPT，終於到了彙報環節。
專案組的成員，一大早擠坐在昏暗的小會議室，扯著嘶啞的熬夜嗓，和自己的同事，PK同一個專案的工作思路。大家不再聚焦於分工協作高效推進專案，而是陷入到了一場畸形的較量——比拼誰的PPT頁數更多、排版更華麗。
然而，這場彙報很可能是白費口舌——你說了半天，沒人聽進去。領導注意力有限，你的同事或正抓緊最後的時間衝刺修改自己的PPT，或已彙報完在放空。
來自諮詢公司貝恩的研究發現，一般基層主管有25%甚至更多的時間，都浪費在了不必要的會議或電子通訊上[12] / 圖蟲創意
人的注意力是有限的。一般來說，人們平均能專注於單一主題約18分鐘。切換話題能重新吸引參與者的注意力，但總時長上限約為45分鐘[12]。而一個專案彙報往往是從世界經濟趨勢、政策背景等大帽子講起，動輒70、80 張幻燈片。一個經驗法則是每張幻燈片彙報2-3分鐘。這意味著一個60張幻燈片的PPT應該需要2-3個小時來展示[13]。
而且，聽PPT的人會更關注PPT而非你說了什麼。一項針對209名被試者聽取有PPT和無PPT報告後的對比研究表明：與無PPT相比，有PPT組的聽眾對演講者的口頭資訊保留率較低。也就是說，PPT是以犧牲對口頭資訊的記憶為代價的。一旦展示幻燈片，那些主觀上把PPT看的很重的人，會更專注於幻燈片上呈現的資訊，而非口頭傳達的資訊（演講者抑制效應）[3]。
透過測驗和問卷調查從62名參與者那裡收集資料。在 PPT演示期間，參與者保留演講者口頭傳遞的資訊減少了15%[14] / 圖蟲創意
這樣的結果，是PPT的使用和設計的初衷漸漸背離。它不再被視為支援口頭演示的手段，而是口頭演示被視為PPT的解釋性評論。因此，PPT的幻燈片成為實際的資訊，而不是作為補充。而演講者的角色則降低為“舞臺工作人員”或“無形的嗓音”[3]。你做的一切努力，不過是在為PPT服務而已。
你的思考，觀點，只要沒呈現在PPT上，就毫無價值。
當然，你準備的PPT也很難推動決策。而如果PPT的使用導致資訊傳遞不清、關鍵細節被省略或產生誤解，就需要額外的時間進行澄清、返工，從而浪費時間、降低生產力，最終對專案程序產生負面影響。久而久之，就會形成"漩渦式"文化——每個新問題都會催生額外工作與成本，卻始終無法產生實際成果[12]。
旋渦文化：複雜的組織常常因官僚主義的“漩渦”而陷入癱瘓，無法專注於重要的事情 / [12]
勤奮如你我這樣的打工人，在專案推進的遲滯中充滿了無力與低成就感。熱血，在做PPT中蹉跎了。
正如彼得·德魯克（Peter Drucker）所說，時間是組織最需要視為稀缺的資源。再多的錢也買不來一天25小時，也無法收回在無益會議上浪費的1個小時[12]。說到底，不是PPT的錯，是組織的溝通與決策機制出了問題。
PPT終究只是溝通工具，它本身不如其所嵌入和強化的“溝通文化”重要。溝通文化不改，即使企業不卷PPT，還能卷WORD、EXCEL、線上文件……受苦受累不斷調整自己去適應企業考核標準的，總是聲量微弱的基層打工人。
撰文 / 花 格
圖片編輯 / 花 格
內容編輯 / 花 格
稽核編輯 / 林愷葳
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[1]Fisk, G. D. (2019). Slides for students: The effective use of PowerPoint in education. University of North Georgia.
[2]Everywhere, P. (2016). 10 little-known facts about PowerPoint [infographic]. Poll Everywhere.
[3]Wecker, C. (2012). Slide presentations as speech suppressors: When and why learners miss oral information. Computers & Education, 59(2), 260-273.
[4]Kaplan, S. (2011). Strategy and PowerPoint: An inquiry into the epistemic culture and machinery of strategy making. Organization Science, 22(2), 320-346.
[5]Oulton, N. B. (2007). Killer Presentations: Power the Imagination to Visualise Your Point-With Power Point. How To Books.
[6]Harden, R. M. (2008). Death by PowerPoint–the need for a ‘fidget index’. Medical teacher, 30(9-10), 833-835.
[7]GFK.(2014).The Big PowerPoint Study Where is time wasted – and how we can prevent it.made in office.
[8]Canva.(2024).The Visual Economy Report.Canva.com.
[9]Team, G. (2023). The true cost of wasting time in PowerPoint. Grunt.
[10]Kosslyn, S. M., Kievit, R. A., Russell, A. G., & Shephard, J. M. (2012). PowerPoint® presentation flaws and failures: a psychological analysis. Frontiers in psychology, 3, 22187.
[11]Uz, Ç., Orhan, F., & Bilgiç, G. (2010). Prospective teachers’ opinions on the value of PowerPoint presentations in lecturing. Procedia-Social and Behavioral Sciences, 2(2), 2051-2059.
[12]Mankins, M. C., & Garton, E. (2017). Time, Talent, Energy: Overcome Organizational Drag and Unleash Your Team s Productive Power. Harvard Business Review Press.
[13]Zeldes, N. (2012). How to write Terrible PowerPoint Presentations – Nathanzeldes.com. nathanzeldes.com.
[14]Savoy, A., Proctor, R. W., & Salvendy, G. (2009). Information retention from PowerPoint™ and traditional lectures. Computers & Education, 52(4), 858-867.
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